1.ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

1.1. Осуществлять систематический контроль за состоянием средств пожаротушения (огнетушителями).

1.2 Совместно со службами пожарного надзора осуществлять контроль за эксплуатацией пожарной сигнализации в архивохранилище, физическим состоянием электропроводки и приборов освещения.

1.3. Продолжить ведение карточек учета физического состояния документов архивного отдела.

1.4. Подготовить и предоставить к 20 января 2021 г. в управление государственной архивной службы сведения о документах по личному составу, поступивших в архивный отдел в 2020 году.

1.5. Предоставить к 20 января 2021 года в управление государственной архивной службы сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 01.01.2021 года.

1.6. Продолжить осуществлять контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище, соблюдением санитарных требований хранения документов. Осуществлять регулярные измерения температуры и относительной влажности. Проведение санитарно-гигиенических работ в санитарные дни.
1.7. Обеспечить подшивку дел в ветхих обложках в ходе приема документов на государственное хранение – 200 ед.хр.

1.8. Осуществлять ремонт документов на бумажной основе – 100 ед.хр.,
(отдел образования, райисполком).

1.9. Провести проверку наличия и состояния дел на бумажной основе в кол-ве 400 ед.хр. с последующим своевременным составлением необходимых документов.

1.10. Провести формирование связок и картонирование нового поступления ед.хр.- 870 ед.хр. Производить замену ветхих картонных папок по мере износа.

1.11. Своевременно производить оформление итогов проверки наличия. В случае не обнаружения дел составлять акты на необнаруженые дела и готовить справки о проведении розыска необнаруженных дел. Своевременно представлять документы на рассмотрение комиссии по подведению итогов проверки наличия дел в управление государственной архивной службы Самарской области. Своевременное заполнение карточек учета физического состояния дел, требующих реставрация, переплета, подшивки, дезинфекции.

1.12. Продолжить работу по заполнению БД «Архивный фонд (5-я версия).

2.ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Своевременно направлять на заседание ЭПК рабочую карточку на исключение из списка № 1 организаций-источников комплектования.

2.2. Осуществлять сбор документов и фотодокументов общественно значимых мероприятий, событий, проводимых на территории района.

2.3. Проводить работу по выявлению организаций-источников комплектования, в т.ч. негосударственной собственности, держателей документов личного происхождения и осуществлять прием на постоянное хранение документов личного происхождения, фотодокументов.

2.4. Продолжить работу по внедрению в практику работы архивов организаций следующих документов: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях,
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, с указанием сроков хранения,
Примерное положение об экспертной комиссии организации,
Примерное положение об архиве организации,
Примерная инструкция по делопроизводству.

2.5. Проводить работу по оказанию методической и практической помощи организациям в упорядочении документов и подготовке их к передаче на постоянное хранение, составлении номенклатур дел.

2.6. Оказание методической и практической помощи организациям- источникам комплектования архивных отделов в разработке распорядительных документов о создании ЭК, назначении ответственных лиц за делопроизводство и архивы, разработке инструкций по делопроизводству.

2.7. Продолжить работу по заключению трехсторонних договоров о сотрудничестве в сфере архивного дела с организациями областной собственности, федеральной и частной собственности.

2.8. Осуществлять контроль за сохранностью документов по личному составу ликвидированных организаций. Продолжить прием данных документов в архивный отдел.

2.9. Обеспечить прием документов управленческой документации на государственное хранение от учреждений и организаций в кол-ве 850 дел (список прилагается), фотодокументов в кол-ве 25 ед.хр, документов личного происхождения участницы Великой Отечественной войны Лукьяновой Елены Васильевны в кол-ве 20 ед.хр.

2.10. Обеспечить упорядочение документов и предоставление описей на ЭПК в управление государственной архивной службы в кол-ве 480 ед.хр. управленческой документации (список прилагается), документов по личному составу в кол-ве 47 ед.хр., фотодокументов в кол-ве 25 ед.хр, документов личного происхождения участницы Великой Отечественной войны Лукьяновой Елены Васильевны в кол-ве 20 ед.хр.
2.11.Согласование номенклатур дел – 4.

2.12. Согласование положение об ЭК – 4.

2.13. Согласование положения о ведомственном архиве – 4.

2.14. Провести семинар по делопроизводству и архивному делу с подведением итогов паспортизации, осуществленной в 2020 году

3.СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

3.1. Продолжить работу по выявлению сведений для каталога по истории учреждений.

3.2. Продолжить работу по дальнейшему наполнению базы данных «Архивный фонд» (5 версия) – 6083 ед.хр., 11 фондов, 11 описей.

3.3. Каталогизация управленческой документации и индексация тематических карточек -20/40.

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Подготовка и проведение стационарной выставки на тему: «Наши земляки – участники Великой Отечественной войны» (25 человек).

4.2. Подготовка и проведение интернет-выставки на тему: «Наши земляки – участники Великой Отечественной войны».

4.3. Организация и проведение экскурсии по выставке – 1.

4.4. Организация и проведение экскурсии по архиву - 1.

4.5.Подготовка статьи в районную газету «Шенталинские вести» - 2 шт.
Темы: «О деятельности архивного отдела муниципального района Шенталинский» (ко Дню архива), о конкурсе «Лучший архивист Шенталинского района».

4.6. Исполнение запросов социально-правового характера, тематических, генеалогических, имущественных, изготовление копий архивных документов.

4.4. Принимать участие в подготовке и проведении юбилейных информационных мероприятий.

4.5. Регулярно размещать на сайте Администрации информацию о деятельности архивного отдела.

5.ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

5.1 Участие в заседание коллегии по итогам работы за 2020 год и определению задача на 2021 год, проводимым управлением государственной архивной службой Самарской области.
На рассмотрение на заседании Коллегии Администрации района включен следующий вопрос: «О работе организаций – источников комплектования по упорядочению и передаче дел на постоянное хранение в архивный отдел Администрации муниципального района Шенталинский (заслушивание организаций - источников комплектования архивного отдела)».

Начальник архивного отдела Э.В.Ушакова

Приложение к плану работы
архивного отдела Администрации
муниципального района Шенталинский
на 2021 г.