План работы архивного отдела администрации муниципального района Шенталинский на 2022 год

1.ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

1.1. Осуществлять систематический контроль за состоянием средств пожаротушения (огнетушителями).

1.2 Совместно со службами пожарного надзора осуществлять контроль за эксплуатацией пожарной сигнализации в архивохранилище, физическим состоянием электропроводки и приборов освещения.

1.3. Продолжить ведение карточек учета физического состояния документов архивного отдела.

1.4. Подготовить и предоставить к 20 января 2022 г. в управление государственной архивной службы сведения о документах по личному составу, поступивших в архивный отдел в 2021 году.

1.5. Предоставить к 20 января 2022 года в управление государственной архивной службы сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 01.01.2022 года.

1.6. Продолжить осуществлять контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище, соблюдением санитарных требований хранения документов. Осуществлять регулярные измерения температуры и относительной влажности. Проведение санитарно-гигиенических работ в санитарные дни.
1.7. Обеспечить подшивку дел в ветхих обложках в ходе приема документов на государственное хранение – 200 ед.хр.

1.8. Осуществлять ремонт документов на бумажной основе – 100 ед.хр.,
(колхоз «Заветы Ильича»).

1.9. Провести проверку наличия и состояния дел на бумажной основе в кол-ве 400 ед.хр. с последующим своевременным составлением необходимых документов.

1.10. Провести формирование связок и картонирование нового поступления ед.хр.- 594 ед.хр. Производить замену ветхих картонных папок по мере износа.

1.11. Своевременно производить оформление итогов проверки наличия. В случае не обнаружения дел составлять акты на необнаруженые дела и готовить справки о проведении розыска необнаруженных дел. Своевременно представлять документы на рассмотрение комиссии по подведению итогов проверки наличия дел в управление государственной архивной службы Самарской области. Своевременное заполнение карточек учета физического состояния дел, требующих реставрация, переплета, подшивки, дезинфекции.

1.12. Продолжить работу по заполнению БД «Архивный фонд (5-я версия).

2.ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Своевременно направлять на заседание ЭПК рабочую карточку на исключение из списка № 1 организаций-источников комплектования.

2.2. Осуществлять сбор документов и фотодокументов общественно значимых мероприятий, событий, проводимых на территории района.

2.3. Проводить работу по выявлению организаций-источников комплектования, в т.ч. негосударственной собственности, держателей документов личного происхождения и осуществлять прием на постоянное хранение документов личного происхождения, фотодокументов.

2.4. Продолжить работу по внедрению в практику работы следующих документов: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно- технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.

2.5. Проводить работу по оказанию методической и практической помощи организациям в упорядочении документов и подготовке их к передаче на постоянное хранение, составлении номенклатур дел.

2.6. Оказание методической и практической помощи организациям- источникам комплектования архивных отделов в разработке распорядительных документов о создании ЭК, назначении ответственных лиц за делопроизводство и архивы, разработке инструкций по делопроизводству.

2.7. Осуществлять контроль за сохранностью документов по личному составу ликвидированных организаций. Продолжить прием данных документов в архивный отдел.

2.8. Обеспечить прием документов управленческой документации на государственное хранение от учреждений и организаций в кол-ве 550 дел (список прилагается), фотодокументов в кол-ве 20 ед.хр, документов личного происхождения Почетного гражданина муниципального района Шенталинский Е.П.Омшиной в кол-ве 20 ед.хр.

2.9. Обеспечить упорядочение документов и предоставление описей на ЭПК в управление государственной архивной службы в кол-ве 503 ед.хр. управленческой документации (список прилагается), документов по личному составу в кол-ве 85 ед.хр., фотодокументов в кол-ве 20 ед.хр, документов личного происхождения Почетного гражданина муниципального района Шенталинский Е.П.Омшиной в кол-ве 20 ед.хр.


2.10. Провести семинар по делопроизводству и архивному делу с подведением итогов паспортизации, осуществленной в 2021 году

3.СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

3.1. Продолжить работу по выявлению сведений для каталога по истории учреждений.

3.2. Продолжить работу по дальнейшему наполнению базы данных «Архивный фонд» (5 версия) – 6083 ед.хр., 4 фонда, 4 описей.

3.3. Каталогизация управленческой документации и индексация тематических карточек -5/10.

3.4. Участие в подготовке межархивного справочника по фондам и коллекциям документов личного происхождения.

3.5. Регулярно размещать на сайте Администрации информацию о деятельности архивного отдела

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Организация и проведение экскурсии по архиву - 1 (15 чел.)

4.2.Подготовка статьи в районную газету «Шенталинские вести» - 1 шт. на тему: «Об итогах деятельности архивного отдела муниципального района Шенталинский за 2021 год» (ко Дню архива).

4.3. Подготовка и размещение тематических подборок документов - 4 шт. («Международный женский день», «День Победы», «День знаний», «День учителя») в социальных сетях.

4.4. Исполнение запросов социально-правового характера, тематических, генеалогических, имущественных, изготовление копий архивных документов.

4.5. Принимать участие в подготовке и проведении юбилейных информационных мероприятий.

5.ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

Участие в заседание коллегии по итогам работы за 2021 год и определению задача на 2022 год, проводимым управлением государственной архивной службой Самарской области.

На рассмотрение на заседании Коллегии Администрации района включен следующий вопрос: «О работе организаций – источников комплектования по упорядочению и передаче дел на постоянное хранение в архивный отдел Администрации муниципального района Шенталинский (заслушивание организаций - источников комплектования архивного отдела)».

Продолжить районный конкурс исследовательских работ по истории Шенталинского района «Лучший архивист Шенталинского района».

Продолжить размещение публикаций в сообществе об истории Шенталинского района «ШКАФ: Шентала. Краеведение. Архив. Факты» в социальной сети «ВКонтакте».

Начать формировать архивную коллекцию о выдающихся уроженцах Шенталинского района в области народного искусства (2022 год – год народного искусства и нематериального культурного наследия народов).

Начальник архивного отдела Э.В.Ушакова

Приложение к плану работы
архивного отдела Администрации
муниципального района Шенталинский
на 2022 г.

Список организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации муниципального района Шенталинский
по утверждению описей на ЭПК в 2022 году


1 квартал.
1. Муниципальное казенное учреждение «Управление сельского хозяйства муниципального района ШенталинскийСамарской области»: 2009- 2019 гг. - 170 ед.хр.

2 квартал
1. Собрание представителей Администрации муниципального района Шенталинский: 2012-2019 гг.- 63 ед.хр.

3 квартал
1. Комитет по управлению имуществом, архитектуры, капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства м.р.Шенталинский Самарской области: 1991-1995 гг.-150 ед.хр.

4 квартал
1. ГБУЗ СО «Шенталинская ЦРБ»- 2013-2019 гг.- 120 ед.хр.

ИТОГО: 503 дел.

Список организаций - источников комплектования архивного
отдела Администрации муниципального района Шенталинский
по приему документов постоянного хранения на 2022 год

1 квартал
1. Администрация сельского поселения Старая Шентала: 2005-2017 гг.,- 76 ед.хр.
2. Администрация сельского поселения Четырла: 2018 год – 14 ед.хр.

2 квартал
1.Администрация сельского поселения Васильевка: 2005-2018 гг.,- 190 ед.хр.
2. Администрация муниципального района Шенталинский : 2017- 2018 гг. – 100 ед.хр.

3 квартал
1. Администрация сельского поселения Шентала: 2015-2018 гг.,- 40 ед.хр.
2. Территриальная избирательная комиссия: 2005- 2018 гг. – 30 ед.хр.

4 квартал
1. Администрация сельского поселения Канаш: 2005-2018 гг. – 118 ед.хр.

ИТОГО: 550 дел.