1.ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

1.1. Осуществлять систематический контроль за состоянием средств пожаротушения (огнетушителями).

1.2 Совместно со службами пожарного надзора осуществлять контроль за эксплуатацией пожарной сигнализации в архивохранилище, физическим состоянием электропроводки и приборов освещения.

1.3. Продолжить ведение карточек учета физического состояния документов архивного отдела.

1.4. Подготовить и предоставить к 20 января 2023 г. в управление государственной архивной службы сведения о документах по личному составу, поступивших в архивный отдел в 2022 году.

1.5. Предоставить к 20 января 2023 года в управление государственной архивной службы сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 01.01.2023 года.

1.6. Продолжить осуществлять контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище, соблюдением санитарных требований хранения документов. Осуществлять регулярные измерения температуры и относительной влажности. Проведение санитарно-гигиенических работ в санитарные дни.
1.7. Обеспечить подшивку дел в ветхих обложках в ходе приема документов на государственное хранение – 200 ед.хр.

1.8. Осуществлять ремонт документов на бумажной основе – 100 ед.хр.,
(колхоз имени Куйбышева).

1.9. Провести проверку наличия и состояния дел на бумажной основе в кол-ве 400 ед.хр. с последующим своевременным составлением необходимых документов.

1.10. Провести формирование связок и картонирование нового поступления ед.хр.- 590 ед.хр. Производить замену ветхих картонных папок по мере износа.

1.11. Своевременно производить оформление итогов проверки наличия. В случае не обнаружения дел составлять акты на необнаруженые дела и готовить справки о проведении розыска необнаруженных дел. Своевременно представлять документы на рассмотрение комиссии по подведению итогов проверки наличия дел в управление государственной архивной службы Самарской области. Своевременное заполнение карточек учета физического состояния дел, требующих реставрация, переплета, подшивки, дезинфекции.

1.12. Продолжить работу по заполнению БД «Архивный фонд (5-я версия).

2.ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Своевременно направлять на заседание ЭПК рабочую карточку на исключение из списка № 1 организаций-источников комплектования.

2.2. Осуществлять сбор документов и фотодокументов общественно значимых мероприятий, событий, проводимых на территории района.

2.3. Проводить работу по выявлению организаций-источников комплектования, в т.ч. негосударственной собственности, держателей документов личного происхождения и осуществлять прием на постоянное хранение документов личного происхождения, фотодокументов.

2.4. Продолжить работу по внедрению в практику работы следующих документов: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях и методические рекомендации к ним;
-Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 №142;
-Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденные приказом Росархива от 09.12.2020 №155;
-Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 №44;
-Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и Инструкция по его применению;
-Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 22.05.2019 №71;
-Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
-Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.

2.5. Проводить работу по оказанию методической и практической помощи организациям в упорядочении документов и подготовке их к передаче на постоянное хранение, составлении номенклатур дел.

2.6. Оказание методической и практической помощи организациям- источникам комплектования архивных отделов в разработке распорядительных документов о создании ЭК, назначении ответственных лиц за делопроизводство и архивы, разработке инструкций по делопроизводству.

2.7. Осуществлять контроль за сохранностью документов по личному составу ликвидированных организаций. Продолжить прием данных документов в архивный отдел.

2.8. Обеспечить прием документов управленческой документации на государственное хранение от учреждений и организаций в кол-ве 570 дел (список прилагается), фотодокументов в кол-ве 20 ед.хр, документов личного происхождения участника Великой Отечественной войны в кол-ве 20 ед.хр.

2.9. Обеспечить упорядочение документов и предоставление описей на ЭПК в управление государственной архивной службы в кол-ве 180 ед.хр. управленческой документации (список прилагается), документов по личному составу в кол-ве 48 ед.хр., фотодокументов в кол-ве 20 ед.хр, документов личного происхождения участника Великой Отечественной войны в кол-ве 20 ед.хр.

2.10. Оказание методической и практической помощи организациям в упорядочении и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, составление номенклатур дел (Номенклатура дел КСП -1).

2.11. Провести семинар по делопроизводству и архивному делу с подведением итогов паспортизации, осуществленной в 2023 году.

2.12. Подготовить и направить до 1 июля 2023 года в управление государственной архивной службы Самарской области предложения по составу документов, образующихся в деятельности Управления финансами-источника комплектования архивного отдела.

3.СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

3.1. Продолжить работу по выявлению сведений для каталога по истории учреждений.

3.2. Продолжить работу по дальнейшему наполнению и завершение работы по вводу заголовков архивных дел в программный комплекс «Архивный фонд» (5 версия) – 4690 ед.хр., 2 фонда, 2 описи.

3.3. Участие в подготовке межархивного справочника по фондам и коллекциям документов личного происхождения.

3.4. Регулярно размещать на сайте Администрации информацию о деятельности архивного отдела

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Организация и проведение экскурсии по архиву - 1 (15 чел.)

4.2.Подготовка статьи в районную газету «Шенталинские вести» - 1 шт. на тему: «Об итогах деятельности архивного отдела муниципального района Шенталинский за 2022 год» (ко Дню архива).

4.3. Подготовка и размещение тематических подборок документов - 4 шт. («День местного самоуправления», «День Победы», «День России», «День народов и национальных культур Самарского края») в социальных сетях.

4.4. Исполнение запросов социально-правового характера, тематических, генеалогических, имущественных, изготовление копий архивных документов.

4.5. Принимать участие в подготовке и проведении юбилейных информационных мероприятий.

5.ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

Участие в заседание коллегии по итогам работы за 2022 год и определению задача на 2023 год, проводимым управлением государственной архивной службой Самарской области.

Продолжить районный конкурс исследовательских работ по истории Шенталинского района «Лучший архивист Шенталинского района» (объявить его посвященным Году педагога и наставника).

Продолжить размещение публикаций в сообществе об истории Шенталинского района «ШКАФ: Шентала. Краеведение. Архив. Факты» в социальной сети «ВКонтакте».

Начальник архивного отдела Э.В.Ушакова

Приложение к плану работы
архивного отдела Администрации
муниципального района Шенталинский
на 2023 г.

Список организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации муниципального района Шенталинский
по утверждению описей на ЭПК в 2023 году


1 квартал.
Администрация сельского поселения Каменка: 2016-2020 годы – 40 ед.хр.,
Администрация сельского поселения Старая Шентала: 2018- 2020 годы – 20 ед.хр.,
Администрация сельского поселения Васильевка: 2020 год – 10 ед.хр.,
ГБУЗ СО «Шенталинская ЦРБ»: 2020 год – 10 ед.хр.

2 квартал
Комитет по управлению имуществом, архитектуры, капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства м.р.Шенталинский Самарской области: 2016-2020 годы-30 ед.хр.,

Управление культуры, молодежной политики, спорта и туризма: 2018-2020 годы -20 ед.хр.,

Администрация сельского поселения Канаш: 2020 год – 10 ед.хр.

3 квартал

Собрание представителей Администрации муниципального района Шенталинский: 2020 год – 10 ед.хр.,

Администрация муниципального района Шенталинский: 2020 год -10 ед.хр.

4 квартал
Администрация сельского поселения Денискино: 2020 год – 10 ед.хр.,

Администрация сельского поселения Салейкино: 2020 год – 10 ед.хр.,

ИТОГО: 180дел.

Список организаций - источников комплектования архивного
отдела Администрации муниципального района Шенталинский
по приему документов постоянного хранения на 2023 год

1 квартал
Администрация сельского поселения Васильевка: 2005-2018 годы - 194 ед.хр.

2 квартал
Комитет по управлению имуществом, архитектуры, капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства м. р. Шенталинский Самарской области: 1992-2015 годы- 266 ед. хр.,

3 квартал
ГБУЗ СО «Шенталинская ЦРБ»: 2012-2019 годы – 51 ед.хр.

4 квартал
Администрация муниципального района Шенталинский : 2019 год – 59 ед.хр.

ИТОГО: 570 дел.