Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел; представление в установленном порядке учетных данных в управление государственной архивной службы Самарской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка и представление в администрацию района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, и их реализация.

Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Самарской области, в том числе образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления района с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов, находящихся в совместном ведении администрации муниципального района Шенталинский и Самарской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Самарской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления района по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального района Шенталинский ;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Архивный отдел по согласованию с администрацией района может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

Документы, относящиеся к частной собственности поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях, определенных договором между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации района при наличии доверенности.

Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального района Шенталинский , в том числе:
- составление списков организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых руководителем аппарата администрации муниципального района Шенталинский и согласовываемых с управлением государственной архивной службы Самарской области; систематическая работа по уточнению списка;
- отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве муниципальных органов местного самоуправления; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района Шенталинский;
- рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в управление государственной архивной службы Самарской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и представление на согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в установленном порядке;
- изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию ;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан; выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб; прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при наделении ими органов местного самоуправления муниципального района в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.